N2K: aandachtspunt bij overstap Outlook en Exchange naar Google Apps
“Ervaring is de som van de gemaakte fouten” is de Nuvia-lijfspreuk geworden.
Na meer dan 200 migraties, groot en klein, valt een Exchange-migratie best samen te vatten als “voorbereiding, is (meer dan) de helft van het werk”. De techniek voor de migratie is vaak het minst moeilijke deel van overstappen.
Maar soms zijn er toch kleinigheden, die je als techneut als niet belangrijk beschouwt, die je achteraf in de billen bijten. Het klinkt vriendelijker dan “it bites you in the *ss”, maar is even hinderlijk in de realiteit.
Een voorbeeld? Weet jij wat een N2K-bestand is?
Ongekend, het N2K-bestand
Een N2K-bestand zorgt in Outlook voor het automatisch verschijnen van een emailadres bij het intikken ervan. In minder fraai Nederlands, de “autocomplete”-functie.
Vast onderdeel van de migratie van Exchange is het migreren van de Outlook-contacten naar Google. Eenmaal deze klus geklaard beginnen gebruikers vragen op je af te vuren waarom ze hun “contacten” niet terugvinden.
Hoezo? Blijkt dat het gros van de Outlook-gebruikers immers hun contacten niet bewaart omdat de “autocomplete” ervoor zorgt dat de emailadressen toch netjes verschijnen bij de opmaak van een bericht. Autocomplete-adressen worden niet gemigreerd want ze bevinden zich niet op de Exchange server, noch in het lokale PST-bestand.
Hoe adressen van autocomplete toch migreren
Om autocomplete-adressen te migreren heb je niet alleen N2KEdit of debunk nodig, maar ook wat vaardigheden in het schrijven van DOS-batches en scripts.
N2KEdit is een programmaatje die N2K-bestanden converteert naar CSV-formaat.
N2K-bestanden oogsten
N2K-bestanden worden meestal lokaal bewaard op de computer van de gebruiker. De bestanden “oogsten” om ze later te converteren vormt een behoorlijke uitdaging. Ook omdat de bestandslocatie en -naam verschillen per Outlook-versie.
Mits wat handigheid kan je wel een script toevoegen aan je inlogroutine op het Windows-netwerk om het bestand te kopiëren naar een plaats op de server. Helaas niks voor beginnelingen.
Je kan natuurlijk ook je gebruikers instructies bezorgen om een kopieetje manueel op de server te plaatsen. Verwacht je echter aan vragen en, vaak minder vriendelijke, reacties.
N2K-bestanden zuiveren
N2K-bestanden bevatten meestal emailadressen van interne gebruikers in een Exchange-formaat. Het heeft dan ook geen zin later deze adressen te importeren in het adresboek van de gebruikers. Google kan immers met dit formaat niet overweg.
Ook hier biedt wat “creatief scripten” een oplossing om die emailadressen voor eeuwig en altijd te verwijderen, of te converteren naar een “echt” smtp- mailadres.
Sommige klanten maken van de overstap gebruik om conventies voor naamgeving van mailadressen aan te passen. Ook hiervoor is het aangewezen om de interne mailadressen te converteren naar hun nieuwe formaat via scripting.
N2K-bestanden converteren naar CSV
Google Apps laat toe aan de gebruiker om adressen te importeren in een aantal formaten, waaronder CSV.
Met wat hard manueel labeur of een frivool script moeten alle N2K-bestanden geconverteerd worden naar CSV-formaat.
Hoe de gebruiker zijn CSV terugbezorgen en hem/haar zelf laten de import ervan doen, is de laatste hindernis in deze hindernissenwedstrijd.
Niks doen als alternatief
Zoals je ondertussen wellicht begrepen hebt, is heel de conversie een niet-onoverkomelijke maar toch behoorlijke klus die tijd en kennis vraagt. Niks doen kan een alternatief zijn.
Alleen dit soort kleinigheden zorgen qua aanvaarding van de overstap naar een nieuwe werkomgeving voor het verschil tussen een project en een geslaagd project.
Verwante artikelen
